Medlemsadministrasjon

Kjernen i alle medlemsorganisasjoner er medlemmene. Det er ressursgrunnlaget. Det er også dette som er det sentrale i MeLWin. Systemet er bygget rundt medlemsregisteret. Ut fra medlemsregister går all kontakt og organisatoriske tiltak.

Medlemsinformasjon på ett sted

Datateknisk og organisatorisk er det mest naturlig å ha et sentralt medlemsregister. Forbundet kan ha en administrasjon som vedlikeholder medlemsregisteret. Dette vil ofte sikre datakvaliteten langt bedre enn lokale registre i hver enkelt klubb. Mange medlemmer er ofte medlem av flere klubber og kan dermed være registrert med sine personopplysninger på kun ett sted. Både forbundet og de enkelte klubbene er tjent med korrekte medlemstall både for inntekter (støtteordninger) og kostnadene (fellesbidrag)

Sentral innkreving av medlemskontingent

Forbundene har ofte et organisatorisk apparat som gjør det rasjonelt med sentral innkreving av årlig medlemskontingent. Man kan forhandle seg fram til kostnadsbesparende blanketter med medlemsbevis og hele forbundet har en enhetlig struktur på sitt medlemsforhold.

Vedlikehold av medlemskategorier

De fleste forbund har ulike kategoriser av medlemmer; slik som juniormedlemsskap og seniormedlemsskap. Man kan opprette så mange medlemskategorier man ønsker. MeLWin Forbund har ferdige rapporter for telling av medlemmer innen hver kategori for hver enkelt klubb. Denne rapporten tilfredsstiller idrettens rapporteringskrav til NAIS.

Vedlikehold av kontingentstrukturer

Medlemskontingenten vil ofte bestå av flere elementer. Det kan være en andel til forbundet, en andel til seksjonen og en andel til klubben. Dessuten vil også medlemskategorien bestemme hvor mye årskontingenten vil være.

Refusjon av innbetalt medlemskontingent til klubbene

I MeLWin Forbund er det lagt opp til kvartalsvis refusjon av den andelen kontingent som skal tilbakeføres til den enkelte klubb. I tillegg til denne kontingentrefusjonen kan forbundet også avregne i samme oppgjør annet mellomværende mellom forbund og hver enkelt klubb.

Etikettutskrift

Det er bygget inn mange ulike former for etikettutskrift. Man kan skrive ut på løpende bane på matriseskriver med 1, 2, 3 eller 4 etiketter i bredden. Det er også en egen etikettutskriftsmulighet for laseretiketter. Med denne kan man skreddersy sine egne etiketter, både utforming, antall og datagrunnlag.

Brevfletting mot medlemsregister

I MeLWin Forbund er det en innebygget tekstbehandler. Denne er godt integrert med databasen og man kan brevflette på en enkel måte. Her kan man skreddersy korrespondanse mot medlemmene.

epostutsending til medlemmene

MeLWin Forbund har også et integrert epostsystem for masseutsending av epost til medlemmene. Disse epostmeldingene går ut enkeltvis og er dermed ikke sårbare for videre bruk av registre ved virusangrepene som har vært vanlig i det siste.

Vedleikehold av medlemsregister over Internett

Alle medlemmers adresseinformasjon kan vedlikeholdes mot en WEB-side. MeLWin Forbund er også en WEB-tjener og gir mulighet for direkte tilgang til dataene. Hvert enkelt medlem kan gjøre endringer i sine egen adresse. Hver klubb kan autorisere en Klubbarkivar til å vedlikeholde alle medlemmers adresser over Internett i en egen WEB-side.

Nye medlemmer kan melde seg inn over Internett og hvert enkelt medlem kan også endre sin medlemstilknytning over Internett.

Sjekk http://melwin.nak.no


Design og utvikling: MeLWin AS, Øyvind Moe

Organisasjonsnr: 974 209 055 MVA
Postboks 328,
1323 Høvik
Telefon: 67518020
Telefax: 67518021
email:

Verktøy og database: